Comunicacion Organizacional, RP y medios sociales

COMUNICACIÓN, RELACIONES PÚBLICAS en las organizaciones. MEDIOS SOCIALES. Medellín-Colombia

Crisis y comunicación

En tiempos de crisis la comunicación

es todavía más importante

Si en la normalidad la comunicación es una estrategia fundamental  para la buena marcha y logro de objetivos de una organización, en las crisis los ámbitos de su responsabilidad y de su impacto se expanden. Una equivocación grave es cancelar la comunicación, silenciar la empresa cuando hay problemas, porque se generan rumores que son altamente perjudiciales, porque se crea caos entre los públicos y se producen sentimientos encontrados mucho más dañinos.  Como dijo un experto en el tema, “en una situación de crisis no gana siempre el que tiene la razón sino el que tiene más comunicación”.

Planear, planear y planear

Los planes de comunicación de crisis no se hacen durante las crisis, hay que tenerlos de antemano, hay que prever qué hacer, quién es el responsable y de qué, los procesos y cómo actuar acompasadamente como organización. Las incoherencias son funestas. La gente debe estar preparada, especialmente aquellas personas que tengan impacto o se relacionen con las públicos o que estén expuestos a los medios.

Para evitar impactos negativos en stakeholders, pérdidas económicas, de mercado y lesiones a la imagen y a la reputación de la organización, hay que tener un plan de crisis. Si bien cada crisis es diferente y las organizaciones y las circunstancias son distintas, hay estrategias y actividades que se han identificado como las más usuales. Entre  los puntos que se deben prever desde las comunicaciones, encontramos los siguientes (la lista no es exhaustiva sino más bien ilustrativa):

  • Reconocer los hechos, no negarlos. Tampoco hacer eco de las crisis para terminar creándolas o agrandándolas. Hay que evitar los pánicos internos y/o externos.
  • Definir prioridades de públicos y el tratamiento para cada uno.
  • Definir canales de comunicación adecuados. Establecer un sistema de recepción y emisión de información, centralizar la información, y tener coherencia ante todo. Controlar toda ola de rumores.
  • Seleccionar voceros idóneos y creíbles, adecuados a los públicos. Ante los medios seguramente será la cabeza de la organización, a veces algún especialista según el tema.
  • También debe haber voceros para públicos afectados. La tarea de relacionamiento con criterio profesional es definitiva.
  • Informar con base en hechos reales, no especulativos.
  • La frecuencia de los comunicados dependerá del caso y su impacto.
  • Atender a los medios desde el primer momento.
  • Hacer lobby informativo con los medios y gestores de opinión cuando se requiera. Tener identificados y mantener relaciones con líderes de opinión, prescriptores y homologadores, demuestra aquí su gran valor para la organización.
  • Las relaciones con los medios, que deben ser siempre muy buenas, alcanzan también puntos críticos. En comunicaciones hay que tener pautas precisas para no cerrar las puertas a los medios que siempre están a la caza de noticias y cuando las organizaciones las producen de tipo crítico, allí llegarán los periodistas.
  • Diseñar y producir documentos básicos, elaborados con toda la técnica y previsión. Deben estar escritos para cada público y utilizar los diferentes medios.
  • Lobby con poderes estatales o con otros públicos según el caso.
  • En algunos casos habrá que acudir a las estrategias de Advocacy (gestión y presión política o de opinión pública a través de medios tradicionales como marchas, manifestaciones, o a través de Internet).
  • Elaborar el manual de comunicación de crisis que debe ser conocido por todo el personal. Debe ser muy claro y preciso.En las normas de la organización para el uso de blogs y de otros medios sociales como las redes (social media o los desarrollados en Internet) por parte de los empleados, se requiere detallar cómo actuar en caso de crisis.
  • El monitoreo de medios (tradicionales, alternativos y sociales) se vuelve más exigente porque la organización debe conocer qué dicen los públicos y cómo perciben la situación, los casos, la empresa. Ese conocimiento permitirá actuar oportunamente para neutralizar posibles daños a la organización.
  • Los medios sociales son una estrategia interesante. Por ejemplo hoy la organización puede tener diseñado un sitio para comunicarse adecuadamente en caso de crisis. Este minisitio (no  publicado) debe estar listo según el manual de crisis, de tal manera que sólo sea llenar los aspectos específicos y publicarlo en cuestión de tiempo record. Informar a todos los públicos que en ese sitio estará la información actualizada. El sitio debe abrir la oportunidad de interacción con quienes deseen participar.

Consejos de los Financieros

La comunicación es tan decisiva que el Centro de Estudios Financieros de Madrid, acaba de publicar en su sitio web un decálogo para actuar en crisis: Las diez cosas que No debe hacer una empresa en tiempos de crisis y uno de sus puntos  se refiere a la comunicación.  Según ellos, no se debe:

Descuidar la comunicación. En momentos de crisis es especialmente necesario gestionar adecuadamente las comunicaciones con el entorno: clientes, proveedores, Administración, empleados y stackeholders. El silencio total puede ser tan negativo como una indiscriminada emisión de información. Hay que administrar los mensajes tanto internos como externos, manteniendo informados de aquellos acontecimientos que afecten a la organización, así como de las medidas que se están llevando a cabo en relación a los mismos. Sólo así podremos neutralizar los efectos negativos de rumores e informaciones inexactas.”

Otras lecturas sobre crisis

1. El texto del CEF publicado en su sitio web el 22/04/09 nos parece importante y por eso lo reproducimos y vinculamos a la vez:

“El CEF ha publicado un decálogo de consejos dirigidos a las empresas españolas para afrontar la actual situación de crisis. Con este decálogo, que tiene el título de “Las diez cosas que no debe hacer una empresa en tiempos de crisis”, el CEF pretende puntualizar aquellos errores que deben evitar las empresas en momentos de recesión.

Este decálogo es la segunda parte del que ya publicara el CEF el pasado mes de diciembre y que, con el título de “Las diez cosas que no hay que hacer en tiempos de crisis”, estaba dirigido al consumidor final. Nuevamente ha sido Juan José Pintado, profesor de Finanzas del CEF, el responsable de este trabajo, en cuya redacción han participado también diversos profesores y expertos económicos del CEF.

Estos diez consejos están dirigidos a las empresas de nuestro país y contienen una serie de recomendaciones que las compañías deben tener en cuenta. Se trata de diez “alertas” que están agrupadas en diversas categorías dentro de la economía, financiación y liquidez de la empresa. “El panorama y las expectativas económicas han empeorado drásticamente de forma muy acelerada. En estos momentos en los que proliferan las amenazas y retos para las empresas, debemos destacar que los aspectos de mayor gravedad tienen que ver con la liquidez y las diversas necesidades de financiación”. Señala Pintado.

Las diez cosas que no debe hacer una empresa en tiempo de crisis

  1. Negar el impacto de la crisis: Incluso en el caso de empresas que aparentemente todavía no se han visto afectadas por la crisis, los vasos comunicantes de la economía acabarán provocando la ramificación del impacto. Por lo tanto, aunque sólo sea en aspectos parciales, la crisis acabará afectando a casi todas las compañías del país.
  2. No extremar la cautela: La previsión de la tesorería a corto y medio plazo es vital para el funcionamiento de la empresa en las circunstancias en las que nos encontramos. Las empresas no deben descuidar ni sus ingresos, ni sus gastos. Es importante seguir muy de cerca la evolución del mercado y de las ventas.
  3. Descuidar la comunicación. En momentos de crisis es especialmente necesario gestionar adecuadamente las comunicaciones con el entorno: clientes, proveedores, Administración, empleados y stackeholders. El silencio total puede ser tan negativo como una indiscriminada emisión de información. Hay que administrar los mensajes tanto internos como externos, manteniendo informados de aquellos acontecimientos que afecten a la organización, así como de las medidas que se están llevando a cabo en relación a los mismos. Sólo así podremos neutralizar los efectos negativos de rumores e informaciones inexactas.
  4. No ponderar los costes e ingresos para cada escenario: Es importante estimar situaciones de “Máximo y mínimo riesgo”, a fin de prever las posibles actuaciones de contingencia en cada una de ellas. Se han de diseñar distintas categorías de posibles acciones, replanteando los objetivos para intentar minimizar las posibles consecuencias negativas de la crisis.
  5. “Pasar” de los presupuestos y del endeudamiento: En función de la flexibilización de la que se dispone, es preciso ajustar los gastos en la cuenta de resultados prevista de la empresa, y lograr su estricto cumplimiento. La existencia de pérdidas, en particular en el caso de las multinacionales, aumenta el peligro de cierre empresarial. Hay que centrar gran parte de los esfuerzos en conseguir la financiación o refinanciación necesaria para alcanzar el equilibrio financiero de la empresa. Sobre todo para las PYMES, la financiación del circulante, la del “día a día”, es fundamental.
  6. Descuidar la delegación de decisiones: Frente a la incertidumbre reinante, muchas decisiones anteriormente delegadas o automatizadas, deben de ser examinadas y, quizás, recentralizadas de nuevo.
  7. Continuar “sin más” los proyectos e inversiones en curso: Es preciso reconsiderar los proyectos en marcha o previstos, manteniendo en el congelador aquellos que no vayan a mejorar a corto plazo los resultados o la facturación. Puesto que nos encontramos en un escenario diferente, se debe revisar la validez de las estimaciones realizadas antes del periodo de crisis.
  8. Desatender a los posibles cambios del mercado: La situación reinante y el empeoramiento de las expectativas provocan un acelerado y continuo cambio en las pautas de comportamiento de los agentes que intervienen en el mercado. Lo que obliga a estar permanentemente vigilantes a las variaciones habidas en las ventas, y las reacciones de las empresas competidoras. Cuanto más rápida sea la respuesta de la empresa frente a los cambios del mercado, mejor se podrán planificar las estrategias que permitan restablecer el negocio.
  9. Sobre reaccionar: La crisis es una situación delicada, por lo que no se deben tomar decisiones apresuradas. Se debe imponer la templanza. Tan desaconsejable es la reducción masiva de personal, como lanzarse a hacer contrataciones indiscriminadamente.
  10. No prever los posibles escenarios una vez superada la crisis: Existe un después de la crisis y hay que pensar en él. El empresario ha de imaginar cómo puede quedar el sector, y replantearse la búsqueda de nuevos mercados y productos para cuando termine la crisis.

2. Invitamos a leer un artículo del argentino Francisco Ingouville, profesor de Esade. Autor del libro Relaciones Creativas.

Crisis

3. Los problemas del silencio en caso de crisis, son expuestos en este artículo.

La gestión del silencio en la comunicación interna de las organizaciones en época de crisis

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4 Responses

  1. Me parece muy interesante la información sobre cómo actuar en las crisis, lo que creo es que la mayoría de las organizaciones no son proactivas al momento de éstas, ya que estamos en un país reactivo en todo sentido por lo que la cultura de las personas es actuar en el momento y no tener previsto lo que pudiera pasar.

    Lo que e visto que es lo mas importante de las crisis es nunca negar lo sucecido, pero es lo que la mayoría de las empresas chilenas no hacen.

    Algo que me sorprendió mucho fué la negación que tuvo hace unos días la Universidad UNIACC al negar de lo que fue acusada por TVN, siendo que es una universidad que tiene muy buenos comunicadores, me pareció inaceptable de su parte, y se vio reflejado que no supo como actuar al momento de estar con una connotación pública negativa.

    • Marta Lucia dice:

      Definitivamente las organizaciones tienen que tener planes de crisis y uno de sus aspectos es el de las comunicaciones. Es claro que no es el único. Cada responsable de proceso deberá tener claro qué debe hacer en caso de crisis. De igual manera el comunicador deberá tener pautas para actuar.
      Esconder la cabeza como el avestruz no ha sido nunca la mejor opción. Hay que definir previamente los voceros (quienes conocen bien la situación) y a veces puede no ser el presidente, sino el experto. De todas maneras el presidente deberá estar disponible para los medios. Hoy Internet nos ofrecen nuevos medios para enfrentar las crisis y debemos aprovecharlos. De todas maneras, la planeación es fundamental.

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